Jak zsynchronizować enova365 z kalendarzem Outlook: urlopy, delegacje i zadania CRM

Dlaczego Outlook nie wie o urlopach z enova365?

Outlook nie wie o urlopach z enova365, bo to dwa osobne systemy: urlop zatwierdzasz w module Kadry i Płace, a spotkania zespół planuje w kalendarzu Microsoft Exchange. Bez połączenia między nimi informacja zatrzymuje się w kadrach.

Podobnie jest z innymi terminami. Reklamacja z terminem odpowiedzi jest w CRM, zlecenie w obsłudze zleceń, a oferta do wysłania w zadaniach handlowca. Kalendarz, od którego zespół zaczyna dzień, o niczym z tego nie wie. Efekt jest zwykle taki sam:

• spotkania planowane z kimś, kogo nie ma w pracy,
• ciągłe pytania na czacie i przy biurku: „czy on dziś jest?”,
• maile od kadr o każdym urlopie, które i tak giną w skrzynce,
• przeoczone terminy reklamacji i ofert, bo nikt nie zajrzał do rejestru w enova365.

3 sposoby, żeby urlopy z enova365 były widoczne w Outlooku

Urlopy z enova365 można pokazać w Outlooku na trzy sposoby: przepisując je ręcznie, prowadząc osobny wspólny kalendarz albo synchronizując je automatycznie dodatkiem. Różnią się tym, kto wykonuje pracę i jak aktualne są dane.

1. Ręczne wpisy i maile

Pracownik po zatwierdzeniu urlopu sam blokuje sobie kalendarz, a kadry albo kierownik rozsyłają informację zespołowi. Na starcie nic nie kosztuje, ale zależy od pamięci kilku osób. Gdy urlop się przesunie, trzeba poprawić wpis i wysłać kolejny mail.

2. Wspólny kalendarz albo arkusz prowadzony przez kadry

Jedna osoba przenosi urlopy z enova365 do wspólnego kalendarza działu albo do arkusza. Informacja jest w jednym miejscu, ale to kolejna ręczna czynność, która opóźnia się, gdy tej osoby nie ma. Wpis we wspólnym kalendarzu ani w arkuszu nie blokuje też kalendarza samego pracownika, więc asystent planowania w Outlooku dalej pokazuje go jako dostępnego.

3. Automatyczna synchronizacja dodatkiem Kalendarz Sync

Dodatek Kalendarz Sync pobiera zdarzenia z enova365 i zapisuje je w kalendarzach Exchange właściwych osób i działów. Dla zatwierdzonego urlopu tworzy blok „Poza biurem” w kalendarzu pracownika, a zmiana albo anulowanie w enova365 przesuwa lub usuwa wpis bez udziału użytkownika. Na życzenie firmy urlop może trafić także do wspólnego kalendarza działu. To jeden z dodatków do enova365, które wdraża WIDGET.

Co z enova365 może trafić do kalendarza Outlook?

Z enova365 do kalendarza Outlook mogą trafiać informacje o dostępności ludzi oraz terminy zadań do wykonania. Które zdarzenia, działy i kalendarze obejmie synchronizacja i co będzie widać w treści wpisu, ustalasz przy wdrożeniu.

Jak działa synchronizacja enova365 z Microsoft Exchange?

Synchronizacja enova365 z Exchange działa w jedną stronę: dodatek odczytuje zdarzenia z enova365, tworzy i aktualizuje wpisy w kalendarzach Exchange, a po anulowaniu je usuwa. Outlook pokazuje te wpisy wszędzie tam, gdzie pracownik ma swój kalendarz: w programie na komputerze, w przeglądarce i w aplikacji na telefonie, razem z przypomnieniami.

Kierunek „tylko z enova365” jest celowy. Edycja wpisu w Outlooku nie zmienia danych w enova365, więc urlop czy termin reklamacji nie zmienią się przez przypadek. Źródłem prawdy zostaje system, a kalendarz jest jego widokiem.

Wpisy z enova365 są w Outlooku oznaczone, więc nie mylą się ze spotkaniami wpisanymi ręcznie. Dodatek ma dostęp do kalendarzy tylko w takim zakresie, na jaki pozwoli mu administrator Twojej firmy.

Kto zobaczy w Outlooku powód nieobecności?

To, czy współpracownicy zobaczą w Outlooku powód nieobecności, zależy od ustawień, które wybierasz przy wdrożeniu. Możesz na przykład ustawić, że zespół widzi tylko informację „niedostępny”, a rodzaj nieobecności zna wyłącznie pracownik i jego przełożony.

Taki podział ma sens: zespół wie, że kogoś nie ma i do kiedy, a informacje kadrowe nie trafiają do osób, które ich nie potrzebują.

Czy synchronizacja enova365 z Outlookiem działa w Microsoft 365?

Kalendarz Sync zapisuje wpisy w kalendarzach Microsoft Exchange, więc na początku wdrożenia WIDGET sprawdza, czy Twoja firma ma Exchange Online w Microsoft 365, czy własny serwer Exchange. Od wersji Exchange zależy sposób połączenia go z enova365, dlatego ustalamy to już podczas analizy potrzeb.

Możesz to wyjaśnić jeszcze przed rozmową: napisz na enova@widget.pl, z której wersji korzystasz, a odpowiemy, jak połączymy z nią enova365.

Jak synchronizacja z Outlookiem pomaga poszczególnym działom?

Na synchronizacji z Outlookiem korzysta każdy dział, który planuje pracę w kalendarzu, bo nieobecności i terminy z enova365 widać w jednym miejscu. Przykłady:

• Dział handlowy. Rano handlowiec widzi w kalendarzu oferty do wysłania i telefon zaplanowany w CRM. Widzi też delegację przełożonego, więc rabat uzgadnia z nim mailowo i nie czeka na jego powrót.
• Obsługa klienta. Reklamacje, którym dziś mija termin odpowiedzi, są w kalendarzu od rana. Gdy termin zmieni się w enova365, wpis przesunie się sam.
• Zarząd i kierownicy. Przy planowaniu spotkania asystent planowania od razu pokazuje urlopy i pracę zdalną, więc termin pasuje wszystkim za pierwszym razem.
• Kadry. Nie trzeba ogłaszać urlopów: po zatwierdzeniu w enova365 wpis pojawia się w kalendarzu pracownika i zespół go widzi.
• Logistyka. Zlecenia transportowe na cały tydzień są w kalendarzu działu. Gdy koordynator jest nieobecny, może przekazać zlecenie koledze.

Kalkulator: ile czasu firma traci bez synchronizacji z Outlookiem

Kalkulator szacuje, ile godzin i złotych rocznie zabiera ręczne informowanie o nieobecnościach i przepisywanie terminów z enova365 do kalendarza. Wpisz dane swojej firmy albo zostaw przykładowe wartości.

Skąd te pozycje? Każda nieobecność to wpis w kalendarzu i informacja dla zespołu. Każde pytanie „czy X jest dziś w pracy?” przerywa pracę dwóch osób, a każdy termin z CRM ktoś musi przepisać albo zapamiętać. Pytania liczymy przez 21 dni roboczych w miesiącu. Domyślnie zakładamy, że synchronizacja przejmuje 90% tej pracy, bo część pytań zostanie, na przykład o godzinę powrotu.

Wdrożenie Kalendarz Sync krok po kroku

Wdrożenie synchronizacji enova365 z Outlookiem ma pięć etapów i można je zacząć od samych urlopów w jednym dziale. Prowadzą je specjaliści WIDGET, którzy znają zarówno enova365, jak i Microsoft Exchange.

1. Analiza potrzebWybieramy z Tobą zdarzenia, działy i kalendarze, które obejmie synchronizacja, i sprawdzamy wersję Exchange.
2. KonfiguracjaInstalujemy Kalendarz Sync w enova365 i łączymy go z firmowym Exchange.
3. PilotażSynchronizacja rusza w jednym dziale, a my dopracowujemy ustawienia.
4. UruchomienieWłączamy synchronizację w pozostałych działach firmy.
5. OpiekaZapewniamy wsparcie techniczne, dostosowujemy dodatek do nowych wersji enova365 i dodajemy kolejne typy zdarzeń.