Czym jest KSeF?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania, przesyłania, otrzymywania i przechowywania faktur. Faktura nie idzie już do klienta mailem jako PDF, tylko trafia do KSeF jako plik o ustalonej strukturze i dostaje numer KSeF. Klient pobiera ją z systemu.
Fakturę możesz wysłać z programu do fakturowania albo systemu ERP połączonego z KSeF. Ministerstwo udostępnia też własne narzędzia: Aplikację Podatnika KSeF 2.0 i Aplikację mobilną KSeF 2.0.
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
KSeF wchodził etapami i ostatni etap przypada na 1 stycznia 2027 r. Na osi czasu zaznaczyliśmy, gdzie jesteśmy dziś.
- Start dla największych i odbiór dla wszystkichWystawianie w KSeF obowiązuje firmy, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Wszystkie firmy odbierają faktury przez KSeF.
- Obowiązek dla pozostałych firmWystawianie faktur w KSeF obejmuje większość podatników.
- Dziś, Do 1 stycznia 2027 r. zostało 56 dni
- Koniec okresów przejściowychDo tego dnia faktury poza KSeF mogą wystawiać firmy ze sprzedażą na fakturach do 10 000 zł brutto miesięcznie. Do tego dnia działa też wyjątek dla kas: faktury z kas rejestrujących i paragon z NIP do 450 zł jako faktura uproszczona mogą powstawać poza KSeF.
- KSeF także dla najmniejszychDo systemu dołączają najmniejsi podatnicy, a według obecnych przepisów zaczynają obowiązywać kary za błędy związane z KSeF (rząd proponuje przesunąć je na 2028 r.).
Źródło terminów: ksef.podatki.gov.pl, zakres obowiązkowego KSeF.
Kiedy KSeF obejmuje Twoją firmę?
Dwa pytania wystarczą, żeby poznać swój termin. To uproszczenie przepisów, nie porada podatkowa, ale w większości firm daje właściwą odpowiedź.
Sprawdź swój termin KSeF
Odpowiedz na dwa pytania.
Wynik pojawi się tutaj
Odpowiedz na oba pytania, a pokażemy odpowiedź.
Co zrobić przed 1 stycznia 2027 r.? Lista 6 kroków
Najwięcej problemów robią nie przepisy, tylko codzienna organizacja. Kto wystawia, kto odbiera i co robicie, gdy system nie działa. Przejdź tę listę z księgowością:
- Sprawdź swój terminPolicz sprzedaż dokumentowaną fakturami w miesiącu. Limit 10 000 zł brutto decyduje o tym, czy masz czas do końca 2026 r.
- Wybierz, skąd wysyłasz fakturyProgram do fakturowania albo system ERP połączony z KSeF. Przy kilku fakturach miesięcznie wystarczy Aplikacja Podatnika KSeF 2.0.
- Nadaj uprawnieniaZdecyduj, kto w firmie wystawia faktury, a kto tylko je odbiera. Biuro rachunkowe też potrzebuje dostępu.
- Ustal procedurę na awarięZapisz, co robicie, gdy KSeF albo internet nie działa, i kto dosyła faktury po przywróceniu systemu.
- Uporządkuj faktury kosztoweFaktury od dostawców pobierasz z KSeF. Sprawdź, jak trafiają do księgowości i kto je akceptuje.
- Zrób próbę przed terminemWystaw i odbierz kilka faktur, zanim zrobi się to obowiązkowe. Lepiej zobaczyć błąd w grudniu niż w styczniu.
Pytania i odpowiedzi
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
Od 1 lutego 2026 r. KSeF obowiązuje firmy, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł, a odbieranie faktur przez KSeF obowiązuje wszystkich. Od 1 kwietnia 2026 r. wystawianie w KSeF obejmuje pozostałe firmy, a od 1 stycznia 2027 r. także najmniejszych podatników.
Czy mała firma musi korzystać z KSeF w 2026 roku?
Faktury od dostawców każda firma odbiera przez KSeF od 1 lutego 2026 r. Jeśli sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie, firma może do końca 2026 r. wystawiać faktury poza KSeF.
Czy faktury dla osób prywatnych trzeba wystawiać w KSeF?
Nie. Faktury dla osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, są wyłączone z obowiązku KSeF. Można je tam wystawiać dobrowolnie.
Czy paragon z NIP jest fakturą w KSeF?
Do końca 2026 r. paragon z NIP nabywcy do 450 zł albo 100 euro może być fakturą uproszczoną wystawianą poza KSeF. To rozwiązanie przejściowe, które obowiązuje do 31 grudnia 2026 r.
Kiedy zaczną się kary za KSeF?
Według obecnych przepisów kary za naruszenia związane z KSeF stosuje się od 1 stycznia 2027 r. Rząd skierował do Sejmu projekt, który przesuwa je na 1 stycznia 2028 r. Do końca 2026 r. firmy mają czas, żeby przygotować uprawnienia, programy i procedurę na awarię.
Gdzie sprawdzić oficjalne informacje o KSeF?
Oficjalne informacje publikuje Ministerstwo Finansów na stronie ksef.podatki.gov.pl. Działa też infolinia KSeF pod numerem 22 330 03 30. W sprawach podatkowych warto zapytać swoją księgowość albo doradcę.
Opublikowano: . Autor: WIDGET Monika Karolak, Warszawa. Pytania? Zadzwoń: 22 100 36 25.
